Criação de envelope

O envelope reúne os documentos, os signatários e as regras da assinatura. Veja como criá-lo, do rascunho até o lacre, que envia o pedido de assinatura.

Pessoa física e empresa: o passo a passo é o mesmo. Na empresa, a opção de ICP depende da liberação da empresa e a opção de salvar o contato na lista da companhia só existe para contas de empresa. Veja Usando a Assin como pessoa física.

Criar o envelope

1. No cabeçalho da plataforma, clique no botão “Criar envelope” (na Home ele também aparece como “+ Criar envelope”). Ele abre duas opções: Criação completa (um único formulário com as opções essenciais) e Criação simples (passo a passo). Neste artigo usamos a criação completa. Se o botão estiver desativado, o aviso “Você não tem permissão para criar novo envelope” indica que o seu usuário não pode enviar documentos: peça a um administrador da empresa.

2. Preencha o título (obrigatório, com no mínimo 5 caracteres) e a descrição do envelope (até 1000 caracteres). A tecnologia Blockchain vem ativada e não pode ser desligada. Se a sua empresa tem a opção liberada, você também pode ativar Assine com ICP (ICP-Brasil); sem a liberação, a opção fica desativada e o aviso orienta falar com o suporte. Aqui também é possível escolher um marcador (Adicionar Marcador) e ativar o Reenvio de e-mail automático (Sim ou Não, com o intervalo em dias).

Quer entender como o marcador funciona? Acesse Como usar Marcadores. Para saber mais sobre os lembretes automáticos, veja Reenvio de notificação. O formulário também mostra quanto cada documento vai consumir (“Você utilizará N créditos, por documento”): saiba mais em Créditos e Comprar créditos adicionais.

3. Clique em “Avançar”. O envelope é criado como Rascunho e você é levado à tela Detalhes do Envelope, que mostra o título, o criador, o status, as datas de criação e expiração, e se ICP e Blockchain estão ativos. Se você não alterar a data, o envelope expira 30 dias após a criação. Para alterar esses dados, clique no ícone de lápis. O envelope é organizado em três passos: Passo 1: Informações do Envelope, Passo 2: Signatários e Passo 3: Documentos.

Passo 2: adicionar signatários

4. Abra o Passo 2: Signatários e clique em “Adicionar signatário” (ou no + do cartão). O Passo 3 só abre depois que há ao menos um signatário. Preencha Nome, E-mail e, se quiser, Telefone. Você também pode usar “Selecionar da lista de contatos” para preencher os dados automaticamente.

Role o formulário para ver as demais opções:

• Ordenar fila de assinaturas: desligado por padrão. Sem ordem, todos os signatários têm ordem 0 e assinam ao mesmo tempo (em paralelo). Ao ligar, você define a ordem de cada um (1, 2, 3…), e cada signatário só recebe o pedido depois que os anteriores assinarem. Mais de um signatário pode ter a mesma ordem.
• Tipo: o papel do signatário. As opções são Parte, Aprovador, Testemunha, Cliente, Vendedor, Gerente, Reconhecimento e Cópia Carbono (CC). Quem é CC não assina: só recebe o documento final.
• Salvar signatário na lista de contatos: guarda os dados na lista pessoal ou na lista da companhia para usar de novo.
• Solicitar Foto do Usuário: exige a validação por foto do documento. Veja Validar foto.
• Exigir Validação por E-mail: adiciona uma verificação por código enviado ao e-mail. Veja Validação por email.

5. Clique em “Salvar e Fechar” (ou “Salvar e Adicionar Outro” para cadastrar mais de uma pessoa). O signatário aparece na lista com uma bolinha laranja, que indica pendente.

Se você tem um grupo de signatários salvo, use o botão “Importar grupo de signatários”: todos os membros do grupo entram no envelope de uma vez. Saiba mais em Grupos de signatários.

Passo 3: adicionar documentos

6. Abra o Passo 3: Documentos e clique em “Adicionar documento”. Arraste o arquivo ou clique em “Escolha o arquivo”. Nesta tela só são aceitos arquivos PDF, e você pode anexar mais de um ao mesmo envelope. O modal mostra quantos créditos serão usados. Os documentos só podem ser adicionados enquanto o envelope é rascunho.

7. Clique no documento para ver as ações: Ver Original, Ver Assinado (disponível depois da assinatura), Adicionar Tags e Excluir.

Posicionar os campos de assinatura

8. Clique em “Adicionar Tags”. Abre a tela Posicionar campos. Na lateral esquerda aparece cada signatário. Clique em “Adicionar campo” no signatário desejado e escolha o tipo: Assinatura, Rubrica, Nome completo, E-mail ou Texto livre.

9. Clique no documento no lugar onde o campo deve ficar. Você pode colocar vários campos por página e usar o zoom para ajustar. Para remover um campo, clique no X dele. Quando terminar, clique em “Salvar campos”.

Lacrar o envelope

10. Com signatários, documentos e campos prontos, clique em “Lacrar Envelope”, no fim da tela. O botão fica desativado, com uma dica, enquanto faltar signatário ou documento. O aviso acima dele informa quantos créditos serão usados (“N créditos serão utilizados nesse envelope”). Só o criador do envelope ou um administrador da empresa pode lacrar.

11. Confirme na janela Lacrar Envelope, que avisa que depois disso os dados não podem mais ser alterados (para corrigir algo depois, veja Bloquear Envelope). A plataforma debita os créditos e envia o pedido de assinatura por e-mail aos signatários. Se o saldo de créditos não for suficiente, o envelope não é lacrado: veja Por que não consigo criar um envelope?.

Depois de lacrado, o status passa a Pendente de assinatura. Para acompanhar, veja Status da assinatura do envelope.

Criação simples (passo a passo)

Prefere ser guiado? No botão “Criar envelope”, escolha Criação simples (passo a passo). A tela Criação Simples de Envelope tem 4 etapas:

1. Documentos: informe o título e a descrição, e clique ou arraste os documentos (PDF, DOC ou DOCX, até 20 MB cada). Escolha Assinar com ICP-Brasil (consome créditos adicionais), confirme o registro em Blockchain (obrigatório) e o Reenvio automático de notificações. O resumo mostra a estimativa de créditos. Atenção: ICP e reenvio não podem ser alterados depois de avançar.

2. Signatários: ligue Assinatura sequencial se cada pessoa deve assinar na ordem (isso não pode ser alterado depois), e use “Adicionar signatário” ou “Grupo de signatários”.

3. Tags: clique no documento (ou em “Configurar”) para abrir o editor e posicionar os campos de assinatura.

4. Revisão: confira créditos, documentos, signatários, tags, ICP, ordem, reenvio, marcador e Blockchain, e clique em “Concluir”. Na janela Lacrar Envelope, confirme: o envelope é lacrado e você volta para a lista de Envelopes Criados.

Para mais informações acesse nosso site https://assin.com.br/

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